Discuss the reason behind division of work. What are the bases of division?
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Division of work is the only way for transforming a unorganized group of people into a cohesive, constructive and purpose full people. Division of work becomes necessary because of several reasons. In the first place men differ in their capacity and skills. No two individuals are similar in capacity either physical or mental. Some individuals are endowed with immense physical strength and they are capable of undertaking the work requiring physical stamina. The miner working in the cold mines, the unskilled labour working on the construction site and the armed jawan guarding the frontier require considerable amount of physical capacity. On the other hand, policy makers, scholars in pursuit of basic research, scientists working in research laboratories require mental abilities of a very high order. That way different types of tasks require different types of skills either physical or mental. Hence in an organization, division of work in accordance with the capacity of the individuals becomes necessary.
Division of work also becomes necessary because the same man cannot be at two places at the same time. An individual is not in a position to manage different activities alone. A petty shop keeper could attend to all the tasks like that of the manager, the cashier and the store keeper. However, in large scale organizations there is need for deployment of people at different places. The example of the Commissioner of Police in a city can be cited as an illustration. The Commissioner of City Police has jurisdiction over a large area covering say 100 square miles and also population running into millions. The commissioner provides broad guidelines. Deputy commissioners, assistant commissioners, circle inspectors and the constabulary implement his decisions operating from different police stations. Thus the policy decisions of the state governemts are taken by the cabinet and the council of ministers, but they are implemented by thousands of officers who are posted in different offices of the state governments at the district, taluq and village level.
One man cannot do two things at the same time, Every individual is endowed with certain mental capacity which enables him to concentrate on one aspect of work at a given point of time. We know that a stenographer can take dictation first and then only will be able to type. He cannot do both the things simultaneously. A telephone operator manning the board can attend to one call at a time and not several calls.
The range of knowledge and skills are expanding very fast. No individual can gain mastery over all facets of knowledge. The field of medicine, for example, is so vast that it-is not possible for the doctors to gain master over all branches of medicine. Consequently, they concentrate on a specific aspect like surgery 'or pathology or biochemistry. Within surgery itself they concentrate on neuro surgery, cardiac surgery, etc.
Bases of Work Division:
Approaches to the division of work is a much debated subject, but no theories or clear-cut solutions have emerged. As a result, a wide variety of methods are adopted for the division of work. They only provide broad guidelines rather than exact techniques to help the executive. Broadly, while dividing work, consistent methods have to be kept in mind. Several authors have explained several ways of dividing the work. For example; Luther Gulick suggested the '4 Ps' bases of departmentalization, whereas, Newman suggested products, location, customers, processes and functions as the bases for dividing the work. More or less, following Gulick's bases, Millet proposed purpose, process, products, persons and places as the bases of departmentalization.
As there is no accepted method of work division, needs of organization and situations determine the bases to be followed and work to be divided. Similarly,
each of the bases will have its advantages and disadvantages and keeping is view the advantages, the work should be divided. In Public Administration the most important problem is how to divide the governmental work so that, the functions of government can be carried out etficiently, effectively and economically. Though there is no accepted bases, Gulick's 4 Ps' bases, namely purpose, process, people and place have generally been accepted by all writers The four bases of departmental organization 1. Organisation work is purpose or function. A function can be defined as a large block of inter-related activities fulfilling a certain major objective by the Government The Department of the defence department is to ensure the protection of the country against the external aggression and defend the country's frontiers. All the inter-related are- by Purpose: One of the well accepted bases for division of dence can cited as an example. The major purpose of be Ceniccied with the achievement of this major purpose are located within this particular organization. There are a four There are a few advantages in division of work or establishing organizations on the basis of purpose. It makes possible for the satisfactory accomplishment of the given objectives since all the inter-related aspects of the activity are under the inimediate control of the head of the organization. It enables the people also-to understand the working of different departments of the government. It also encourages the full-time attention being paid to achieve the results. However, there are certain disadvantages also. It is not possible to eliminate overlapping of functions because the work of one department may also be found in another department. For example, the functions of cducation overlaps with the health and vice-versa. It may also result in centralization of authority and each depurtment trying to emphasise own function leading to unnecessary conflict. This approach also may not encourage the updating of skills because the department concentrates only on the major purpose. Organisation by Process: Organisation can be established on the basis of skills needed or the process. For example, typing is a skill and in several organizations there is a centralized pool of typists. The nursing department in ges is based on professional expertise in nursing profession. The department of civil engineering in the government is connected with the planning, design, construction, nmintenance and other phases of civil engineering work. In an era of professianalisation, organization on the basis of process ensures not only updating of skills but also maximizes utilization of technical skills. Process also encourages use of labour saving devices and contributes to an ncrease in production The concentration of talent in a single ageney also etubles the tackling of problems in a sustained manner. Organization by process,
facilitates career planning and development. But this approach may lead to over emphasis being laid on specialization forgetting the needs and requirements of the general public. It is also possible that organizations built around a profession or skill show resentment in accepting democratic control. 3. Organisation by Persons: The major goal of Public Administration is to serve the community. Organizations can be established on the basis of persons to be served. The Directorate of Child and Women Welfare, the Commissioner for Scheduled Castes and Scheduled Tribes, the Directorate of Tribal Welfare are a few examples of this principle. Creation of departments on the basis of persons to be served contributes enormously to the improvement of the conditions of such people. The basis ensures proper appreciation and full time attention on the problems of the target groups like scheduled castes, scheduled tribes and the handicapped, which otherwise would not have received the mnuch needed attention. But this basis of organization does not encourage specialization. Secondly, there may be considerable amount of duplication and conflict in this agency. It is also possible that the pressure groups may become over active and favour seeking individuals may try to influence the decision makers. 4. Organisation by Place: Finally, the organizations can also be established on the basis of area to be served. The zonal railways, the areal divisions within the ministry of external affairs, the Damodar. Valley Authority, etc., are good examples of agencies established on the basis of area to be covered. The major strength of organizing departments on the basis of area is that immediate attention can be bestowed on the problems of a particular area. Areal approach encourages decentralization and flexibility. On the other hand, the weakness of this particular mode of organization is that the uniformity may have to be sacrificed and integrated approach would be difficult to achieve.
কাজের বিভাজনের পিছনে কারণ আলোচনা কর। কাজের বিভাগের বেসগুলি কী কী?
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একটি সংগঠনহীন, গঠনমূলক ও উদ্দেশ্য সম্পন্ন লোকে রূপান্তরিত করার জন্য কাজ বিভাগই একমাত্র উপায়। কাজের বিভাজন বিভিন্ন কারণে প্রয়োজনীয় হয়ে ওঠে। প্রথম স্থানে পুরুষদের তাদের ক্ষমতা এবং দক্ষতার মধ্যে পার্থক্য রয়েছে। শারীরিক বা মানসিকভাবে দু'জনই দক্ষতার সাথে সমান নয়। কিছু ব্যক্তি প্রচুর শারীরিক শক্তি দিয়ে থাকে এবং তারা শারীরিক স্ট্যামিনা প্রয়োজন এমন কাজ সম্পাদন করতে সক্ষম। ঠাণ্ডা খনিতে কাজ করা খনিজ শ্রমিক, নির্মাণের জায়গায় কাজ না করা দক্ষ শ্রমিক এবং সীমান্ত রক্ষাকারী সশস্ত্র জওয়ানকে যথেষ্ট পরিমাণ শারীরিক ক্ষমতা প্রয়োজন। অন্যদিকে, নীতিনির্ধারকগণ, মৌলিক গবেষণার পিছনে পণ্ডিতগণ, গবেষণা পরীক্ষাগারে কর্মরত বিজ্ঞানীদের খুব উচ্চতর ক্রমের মানসিক ক্ষমতা প্রয়োজন। এইভাবে বিভিন্ন ধরণের কাজে শারীরিক বা মানসিকভাবে বিভিন্ন ধরণের দক্ষতার প্রয়োজন হয়। সুতরাং কোনও সংস্থায় ব্যক্তিদের সামর্থ্য অনুসারে কাজের বিভাজন জরুরি হয়ে পড়ে।
কাজের বিভাগও প্রয়োজনীয় হয়ে পড়ে কারণ একই ব্যক্তি একই সাথে দুটি জায়গায় থাকতে পারে না। একজন ব্যক্তি একা একা বিভিন্ন কার্যক্রম পরিচালনা করার মতো অবস্থানে নেই। একজন ক্ষুদ্র শপ কিপার ম্যানেজার, ক্যাশিয়ার এবং স্টোর কিপারের মতো সমস্ত কাজে অংশ নিতে পারে। তবে বড় আকারের সংস্থাগুলিতে বিভিন্ন জায়গায় লোক নিয়োগের প্রয়োজন রয়েছে। কোনও শহরের পুলিশ কমিশনারের উদাহরণ উদাহরণ হিসাবে উল্লেখ করা যেতে পারে। সিটি পুলিশ কমিশনারের এক বিশাল এলাকা জুড়ে বলা হয়েছে যে ১০০ বর্গ মাইল এবং এছাড়াও জনসংখ্যা কয়েক মিলিয়নে ছড়িয়ে পড়ে কমিশনার বিস্তৃত নির্দেশিকা প্রদান করে। জেলা প্রশাসক, সহকারী কমিশনার, সার্কেল ইন্সপেক্টর এবং কনস্ট্যাবুলারি বিভিন্ন থানা থেকে পরিচালিত তার সিদ্ধান্তগুলি বাস্তবায়ন করে। এইভাবে রাজ্য সরকারের নীতিগত সিদ্ধান্তগুলি মন্ত্রিপরিষদ এবং মন্ত্রিপরিষদের দ্বারা গৃহীত হয়, তবে তারা জেলা, তালুক এবং গ্রাম পর্যায়ে রাজ্য সরকারের বিভিন্ন কার্যালয়ে নিযুক্ত হাজার হাজার কর্মকর্তা দ্বারা প্রয়োগ করা হয়।
একজন মানুষ একই সাথে দুটি জিনিস করতে পারে না, প্রতিটি ব্যক্তি নির্দিষ্ট মানসিক ক্ষমতা সম্পন্ন হয় যা তাকে একটি নির্দিষ্ট সময়ে কাজের একটি ক্ষেত্রে মনোনিবেশ করতে সক্ষম করে। আমরা জানি যে একজন স্টেনোগ্রাফার প্রথমে ডিকশন নিতে পারে এবং তারপরে কেবল টাইপ করতে সক্ষম হবে। দুটি জিনিস তিনি একসাথে করতে পারবেন না। বোর্ড পরিচালনাকারী একটি টেলিফোন অপারেটর এক সাথে একবারে কল করতে পারবেন এবং বেশ কয়েকটি কল নয়।
জ্ঞান এবং দক্ষতার পরিধি খুব দ্রুত প্রসারিত হচ্ছে। কোনও ব্যক্তি জ্ঞানের সমস্ত দিকের উপর দক্ষতা অর্জন করতে পারে না। উদাহরণস্বরূপ, ওষুধের ক্ষেত্রটি এতই বিশাল যে চিকিত্সার পক্ষে চিকিত্সার সমস্ত শাখায় আয়ত্ত করা সম্ভব নয়। ফলস্বরূপ, তারা অস্ত্রোপচার 'বা প্যাথলজি বা জৈব রসায়নের মতো নির্দিষ্ট দিকগুলিতে মনোনিবেশ করে। অস্ত্রোপচারের মধ্যেই তারা নিউরো সার্জারি, কার্ডিয়াক সার্জারি ইত্যাদিতে মনোনিবেশ করে
কার্য বিভাগের বেসগুলি:
কাজের বিভাজনের দিকে দৃষ্টিভঙ্গি অনেক বিতর্কিত বিষয়, তবে কোনও তত্ত্ব বা স্পষ্ট-কাট সমাধান উদ্ভূত হয়নি। ফলস্বরূপ, কাজের বিভাজনের জন্য বিভিন্ন ধরণের পদ্ধতি গ্রহণ করা হয়। তারা কেবল নির্বাহীকে সহায়তা করার সঠিক কৌশলগুলির চেয়ে বিস্তৃত গাইডলাইন সরবরাহ করে বিস্তৃতভাবে, কাজের বিভাজনের সময়, ধারাবাহিক পদ্ধতিগুলি মাথায় রাখতে হবে। বেশ কয়েকটি লেখক কাজের বিভাজনের বিভিন্ন উপায় বর্ণনা করেছেন। উদাহরণ স্বরূপ; লুথার গলিক বিভাগীয়করণের '4 পিএস' ঘাঁটিগুলির পরামর্শ দিয়েছিলেন, যেখানে নিউম্যান কাজের বিভাজনের ভিত্তি হিসাবে পণ্য, অবস্থান, গ্রাহক, প্রক্রিয়া এবং ফাংশনগুলির পরামর্শ দিয়েছিলেন। কম বা কম, গুলিকের ঘাঁটি অনুসরণ করে মিললেট প্রস্তাবিত উদ্দেশ্য, প্রক্রিয়া, পণ্য, ব্যক্তি এবং স্থানকে বিভাগীয়করণের ভিত্তি হিসাবে প্রস্তাব করে।
কাজের বিভাজনের কোনও গ্রহণযোগ্য পদ্ধতি না থাকায় সংগঠনের প্রয়োজনীয়তা এবং পরিস্থিতিগুলি বেসগুলি অনুসরণ করা এবং ভাগ করার জন্য কাজগুলি নির্ধারণ করে। একইভাবে,
প্রতিটি ঘাঁটির তার সুবিধাগুলি এবং অসুবিধাগুলি থাকবে এবং সুবিধাগুলি পালন করা, কাজটি বিভক্ত করা উচিত। সরকারী প্রশাসনের ক্ষেত্রে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ সমস্যাটি হল সরকারী কাজকে কীভাবে বিভক্ত করা যায়, যাতে সরকারের কাজগুলি সুদৃ et়ভাবে, কার্যকর ও অর্থনৈতিকভাবে সম্পাদন করা যায়। যদিও কোনও গৃহীত ঘাঁটি না থাকলেও গুলিকের ৪ টি পিএস ঘাঁটি, যেমন উদ্দেশ্য, প্রক্রিয়া, মানুষ এবং স্থান সাধারণত সমস্ত লেখক স্বীকৃত হয়ে থাকে বিভাগীয় সংস্থার চারটি ঘাঁটি ১. সংগঠনের কাজ উদ্দেশ্য বা কার্যকারিতা। সরকার একটি নির্দিষ্ট প্রধান লক্ষ্য পূরণ করে আন্তঃসম্পর্কিত ক্রিয়াকলাপের একটি বৃহত্ ব্লক হিসাবে একটি ফাংশনকে সংজ্ঞায়িত করা যেতে পারে প্রতিরক্ষা বিভাগের অধিদফতর হ'ল বাহ্যিক আগ্রাসনের বিরুদ্ধে দেশের সুরক্ষা নিশ্চিত করা এবং দেশের সীমান্তকে রক্ষা করা। সমস্ত আন্তঃসম্পর্কিত হ'ল উদ্দেশ্য দ্বারা: ঘন বিভাজনের জন্য স্বীকৃত বেসগুলির মধ্যে একটি উদাহরণ হিসাবে উদ্ধৃত করা যেতে পারে। এই প্রধান উদ্দেশ্য অর্জনের সাথে প্রধান উদ্দেশ্য এই নির্দিষ্ট প্রতিষ্ঠানের মধ্যে অবস্থিত। একটি চারটি রয়েছে কাজের ভিত্তিতে বিভাজন বা প্রতিষ্ঠানের প্রতিষ্ঠানের কয়েকটি সুবিধা রয়েছে। ক্রিয়াকলাপের সমস্ত আন্ত-সম্পর্কিত দিক সংগঠনের প্রধানের অন্তর্নিহিত নিয়ন্ত্রণের অধীনে প্রদত্ত উদ্দেশ্যগুলির সন্তোষজনক অর্জনের জন্য এটি সম্ভব করে তোলে। এটি সরকারের বিভিন্ন বিভাগের কাজ বোঝার জন্য জনগণকে সক্ষম করে। এটি ফলাফল অর্জনে প্রদত্ত পূর্ণ-সময় মনোযোগকে উত্সাহ দেয়। তবে কিছু অসুবিধাও রয়েছে। ফাংশনগুলির ওভারল্যাপিং নির্মূল করা সম্ভব নয় কারণ এক বিভাগের কাজ অন্য বিভাগেও পাওয়া যেতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, শিক্ষার ফাংশনগুলি স্বাস্থ্য এবং তদ্বিপরীতগুলির সাথে ওভারল্যাপ হয়। এটি কর্তৃপক্ষের কেন্দ্রীকরণ এবং প্রতিটি ডিপুটমেন্টের ফলে অযৌক্তিক দ্বন্দ্ব ঘটাতে নিজস্ব ক্রিয়াকলাপকে জোর দেওয়ার চেষ্টা করার ফলাফলও হতে পারে। এই পদ্ধতির দক্ষতা আপডেট করার ক্ষেত্রে উত্সাহও নাও থাকতে পারে কারণ বিভাগটি কেবলমাত্র প্রধান লক্ষ্যগুলিতে মনোনিবেশ করে। প্রক্রিয়া দ্বারা প্রক্রিয়া: সংস্থা প্রয়োজন দক্ষতা বা প্রক্রিয়া ভিত্তিতে প্রতিষ্ঠিত হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, টাইপিং একটি দক্ষতা এবং বেশ কয়েকটি সংস্থায় টাইপবাদীদের একটি কেন্দ্রীভূত পুল রয়েছে। বয়স্ক নার্সিং বিভাগ নার্সিং পেশায় পেশাদার দক্ষতার উপর ভিত্তি করে। সরকারের সিভিল ইঞ্জিনিয়ারিং বিভাগ সিভিল ইঞ্জিনিয়ারিং কাজের পরিকল্পনা, নকশা, নির্মাণ, নামকরণ এবং অন্যান্য পর্যায়ের সাথে সংযুক্ত রয়েছে। পেশাদারিত্বের যুগে, প্রক্রিয়া ভিত্তিতে সংগঠন কেবল দক্ষতা আপডেট করার বিষয়টি নিশ্চিত করে না তবে প্রযুক্তিগত দক্ষতার সর্বাধিক ব্যবহার নিশ্চিত করে। প্রক্রিয়া শ্রম সাশ্রয় ডিভাইসগুলির ব্যবহারকে উত্সাহ দেয় এবং উত্পাদন ক্ষেত্রে একটি ncrease অবদান রাখে একটি একক বয়সে প্রতিভা একাগ্রতা এছাড়াও একটি টেকসই পদ্ধতিতে সমস্যা মোকাবেলা করতে ইচ্ছুক। প্রক্রিয়া দ্বারা সংস্থা,
কর্মজীবন পরিকল্পনা এবং বিকাশের সুবিধার্থে। তবে এই পদ্ধতির ফলে সাধারণ মানুষের প্রয়োজন এবং প্রয়োজনীয়তা ভুলে বিশেষায়নের উপর বেশি জোর দেওয়া হতে পারে। এটাও সম্ভব যে কোনও পেশা বা দক্ষতার চারপাশে নির্মিত সংস্থাগুলি গণতান্ত্রিক নিয়ন্ত্রণ গ্রহণে বিরক্তি প্রকাশ করে। ৩. ব্যক্তি দ্বারা সংগঠন: জন প্রশাসন প্রশাসনের প্রধান লক্ষ্য সম্প্রদায়ের সেবা করা। সংস্থাগুলি পরিবেশন করা ব্যক্তিদের ভিত্তিতে প্রতিষ্ঠিত হতে পারে। শিশু ও মহিলা কল্যাণ অধিদপ্তর, তফসিলি জাতি ও তফসিলি উপজাতির কমিশনার, উপজাতি কল্যাণ অধিদপ্তর এই নীতির কয়েকটি উদাহরণ। পরিবেশন করা ব্যক্তিদের ভিত্তিতে বিভাগ তৈরি করা এই ধরনের লোকদের অবস্থার উন্নতিতে অবদান রাখে। এই ভিত্তিটি তফসিলি জাতি, তফসিলি উপজাতি এবং প্রতিবন্ধীদের মতো টার্গেট গ্রুপগুলির সমস্যার প্রতি যথাযথ প্রশংসা এবং পূর্ণ সময়ের মনোযোগ নিশ্চিত করে, যা অন্যথায় খুব বেশি মনোযোগ না পেত। তবে সংস্থার এই ভিত্তি বিশেষীকরণকে উত্সাহ দেয় না। দ্বিতীয়ত, এই এজেন্সিতে যথেষ্ট পরিমাণে নকল এবং দ্বন্দ্ব থাকতে পারে। এটাও সম্ভব যে চাপ গ্রুপগুলি সক্রিয় হয়ে উঠতে পারে এবং ব্যক্তিদের সন্ধানের পক্ষে সিদ্ধান্ত গ্রহণকারীদের প্রভাবিত করার চেষ্টা করতে পারে। ৪. স্থান অনুসারে সংগঠন: পরিশেষে, সংস্থাগুলিও পরিবেশিত হওয়ার ভিত্তিতে প্রতিষ্ঠিত হতে পারে। জোনাল রেলপথ, পররাষ্ট্র মন্ত্রণালয়ের অন্তর্গত বিভাগ, দামোদর। ভ্যালি কর্তৃপক্ষ, ইত্যাদি হ'ল ক্ষেত্রের ভিত্তিতে প্রতিষ্ঠিত সংস্থাগুলির উদাহরণ। ক্ষেত্রের ভিত্তিতে সংস্থাগুলি সংগঠনের প্রধান শক্তি হ'ল একটি বিশেষ অঞ্চলের সমস্যাগুলিতে তাত্ক্ষণিক মনোযোগ দেওয়া যেতে পারে। আঞ্চলিক পদ্ধতির বিকেন্দ্রীকরণ এবং নমনীয়তা উত্সাহ দেয়। অন্যদিকে, সংগঠনের এই বিশেষ পদ্ধতিটির দুর্বলতা হ'ল অভিন্নতা ত্যাগ করতে হতে পারে এবং সংহত পদ্ধতি অর্জন করা কঠিন হবে .
कार्य विभाजन के पीछे के कारण पर चर्चा करें। कार्य विभाजन के आधार क्या हैं?
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काम का विभाजन एक असंगठित समूह के लोगों को एकजुट, रचनात्मक और उद्देश्य पूर्ण लोगों में बदलने का एकमात्र तरीका है। कई कारणों से कार्य विभाजन आवश्यक हो जाता है। पहले स्थान पर पुरुष अपनी क्षमता और कौशल में भिन्न होते हैं। कोई भी दो व्यक्ति शारीरिक या मानसिक क्षमता के समान नहीं हैं। कुछ व्यक्ति असीम शारीरिक शक्ति से संपन्न होते हैं और वे शारीरिक सहनशक्ति की आवश्यकता वाले कार्य को करने में सक्षम होते हैं। ठंडे खानों में काम करने वाले खनिक, निर्माण स्थल पर काम करने वाले अकुशल श्रमिक और सीमांत की रखवाली करने वाले सशस्त्र जवानों को काफी मात्रा में शारीरिक क्षमता की आवश्यकता होती है। दूसरी ओर, नीति निर्माताओं, बुनियादी अनुसंधान की खोज में विद्वानों, अनुसंधान प्रयोगशालाओं में काम करने वाले वैज्ञानिकों को बहुत उच्च क्रम की मानसिक क्षमताओं की आवश्यकता होती है। इस प्रकार विभिन्न प्रकार के कार्यों के लिए शारीरिक या मानसिक विभिन्न प्रकार के कौशल की आवश्यकता होती है। इसलिए एक संगठन में, व्यक्तियों की क्षमता के अनुसार कार्य का विभाजन आवश्यक हो जाता है।
कार्य विभाजन भी आवश्यक हो जाता है क्योंकि एक ही आदमी एक ही समय में दो स्थानों पर नहीं हो सकता। एक व्यक्ति अकेले विभिन्न गतिविधियों का प्रबंधन करने की स्थिति में नहीं है। एक छोटा दुकानदार प्रबंधक, खजांची और स्टोर कीपर जैसे सभी कार्यों में भाग ले सकता है। हालांकि, बड़े पैमाने पर संगठनों में विभिन्न स्थानों पर लोगों की तैनाती की आवश्यकता है। एक शहर में पुलिस आयुक्त के उदाहरण को उदाहरण के रूप में उद्धृत किया जा सकता है। सिटी पुलिस कमिश्नर का अधिकार क्षेत्र एक बड़े क्षेत्र पर है जिसमें 100 वर्ग मील और लाखों में चलने वाली आबादी भी शामिल है। आयुक्त व्यापक दिशा-निर्देश प्रदान करता है। उपायुक्त, सहायक आयुक्त, सर्कल इंस्पेक्टर और कांस्टेबुलरी विभिन्न थानों से संचालित अपने निर्णयों को लागू करते हैं। इस प्रकार राज्य सरकारों के नीतिगत फैसले कैबिनेट और मंत्रिपरिषद द्वारा लिए जाते हैं, लेकिन वे हजारों अधिकारियों द्वारा लागू किए जाते हैं, जो राज्य सरकारों के विभिन्न कार्यालयों में जिला, तालुका और ग्राम स्तर पर तैनात होते हैं।
एक आदमी एक ही समय में दो काम नहीं कर सकता, हर व्यक्ति कुछ मानसिक क्षमता से संपन्न होता है जो उसे एक निश्चित समय पर काम के एक पहलू पर ध्यान केंद्रित करने में सक्षम बनाता है। हम जानते हैं कि स्टेनोग्राफर पहले डिक्टेशन ले सकते हैं और उसके बाद ही टाइप कर पाएंगे। वह दोनों काम एक साथ नहीं कर सकता। बोर्ड का संचालन करने वाला एक टेलीफोन ऑपरेटर एक बार में एक कॉल में शामिल हो सकता है और कई कॉल नहीं कर सकता।
ज्ञान और कौशल की सीमा बहुत तेजी से बढ़ रही है। कोई भी व्यक्ति ज्ञान के सभी पहलुओं पर महारत हासिल नहीं कर सकता है। दवा का क्षेत्र, उदाहरण के लिए, यह इतना विशाल है कि डॉक्टरों के लिए दवा की सभी शाखाओं में महारत हासिल करना संभव नहीं है। नतीजतन, वे सर्जरी या पैथोलॉजी या जैव रसायन जैसे विशिष्ट पहलू पर ध्यान केंद्रित करते हैं। सर्जरी के भीतर वे न्यूरो सर्जरी, कार्डियक सर्जरी आदि पर ध्यान केंद्रित करते हैं।
कार्य प्रभाग के मामले:
कार्य के विभाजन के लिए दृष्टिकोण एक बहुत बहस का विषय है, लेकिन कोई सिद्धांत या स्पष्ट-कट समाधान नहीं उभरा है। परिणामस्वरूप, कार्य विभाजन के लिए कई प्रकार के तरीके अपनाए जाते हैं। वे केवल कार्यकारी की मदद करने के लिए सटीक तकनीकों के बजाय व्यापक दिशानिर्देश प्रदान करते हैं। मोटे तौर पर, काम को विभाजित करते समय, सुसंगत तरीकों को ध्यान में रखना होगा। कई लेखकों ने काम को विभाजित करने के कई तरीके बताए हैं। उदाहरण के लिए; लूथर गुलिक ने विभागीयकरण के '4 पीएस' आधारों का सुझाव दिया, जबकि, न्यूमैन ने उत्पादों, स्थान, ग्राहकों, प्रक्रियाओं और कार्यों को कार्य विभाजन के आधार के रूप में सुझाया। कमोबेश, गुलिक के ठिकानों का अनुसरण करते हुए, मिलेट ने विभागीयकरण के आधार के रूप में प्रस्तावित उद्देश्य, प्रक्रिया, उत्पादों, व्यक्तियों और स्थानों को प्रस्तावित किया।
चूंकि कार्य विभाजन की कोई स्वीकृत पद्धति नहीं है, इसलिए संगठन की जरूरतें और परिस्थितियां आधारों का पालन करती हैं और विभाजित होने के लिए काम करती हैं। इसी तरह,
प्रत्येक आधार के अपने फायदे और नुकसान होंगे और ध्यान में रखते हुए फायदे हैं, काम को विभाजित किया जाना चाहिए। लोक प्रशासन में सबसे महत्वपूर्ण समस्या यह है कि सरकारी कार्यों को कैसे विभाजित किया जाए ताकि सरकार के कार्यों को प्रभावी ढंग से और आर्थिक रूप से प्रभावी ढंग से पूरा किया जा सके। यद्यपि कोई स्वीकृत आधार नहीं है, गुलिक के 4 पीएस 'आधार, अर्थात् उद्देश्य, प्रक्रिया, लोग और स्थान आमतौर पर सभी लेखकों द्वारा स्वीकार किए जाते हैं। विभागीय संगठन के चार आधार 1. संगठन का कार्य उद्देश्य या कार्य है। एक समारोह को सरकार द्वारा एक निश्चित प्रमुख उद्देश्य को पूरा करने वाली अंतर-संबंधित गतिविधियों के एक बड़े ब्लॉक के रूप में परिभाषित किया जा सकता है। रक्षा विभाग विभाग बाहरी आक्रमण के खिलाफ देश की सुरक्षा सुनिश्चित करने और देश की सीमाओं की रक्षा करने के लिए है। सभी अंतर-संबंधित उद्देश्य से हैं: डेंस के विभाजन के लिए अच्छी तरह से स्वीकृत ठिकानों में से एक उदाहरण के रूप में उद्धृत किया जा सकता है। इस प्रमुख उद्देश्य की उपलब्धि के साथ का प्रमुख उद्देश्य इस विशेष संगठन के भीतर स्थित है। उद्देश्य के आधार पर कार्य के विभाजन या संगठनों की स्थापना में कुछ फायदे हैं। यह दिए गए उद्देश्यों की संतोषजनक उपलब्धि के लिए संभव बनाता है क्योंकि गतिविधि के सभी अंतर-संबंधित पहलू संगठन के प्रमुख के नियंत्रण में हैं। यह लोगों को सरकार के विभिन्न विभागों के काम को समझने में भी सक्षम बनाता है। यह परिणामों को प्राप्त करने के लिए पूर्णकालिक ध्यान दिए जाने को प्रोत्साहित करता है। हालाँकि, इसके कुछ नुकसान भी हैं। कार्यों के ओवरलैपिंग को समाप्त करना संभव नहीं है क्योंकि एक विभाग का काम दूसरे विभाग में भी मिल सकता है। उदाहरण के लिए, के कार्य स्वास्थ्य और इसके विपरीत के साथ ओवरलैप होते हैं। इसके परिणामस्वरूप प्राधिकरण का केंद्रीकरण भी हो सकता है और प्रत्येक प्रतिहिंसा स्वयं के कार्यों पर जोर देने की कोशिश कर सकती है जिससे अनावश्यक संघर्ष हो। यह दृष्टिकोण कौशल के अद्यतन को प्रोत्साहित नहीं कर सकता है क्योंकि विभाग केवल प्रमुख उद्देश्य पर ध्यान केंद्रित करता है। संगठन द्वारा प्रक्रिया: आवश्यक कौशल या प्रक्रिया के आधार पर संगठन की स्थापना की जा सकती है। उदाहरण के लिए, टाइपिंग एक कौशल है और कई संगठनों में टाइपिस्टों का एक केंद्रीकृत पूल है। जीईएस में नर्सिंग विभाग नर्सिंग पेशे में पेशेवर विशेषज्ञता पर आधारित है। सरकार में सिविल इंजीनियरिंग विभाग, सिविल इंजीनियरिंग कार्य के नियोजन, डिजाइन, निर्माण, निर्माण और अन्य चरणों से जुड़ा हुआ है। प्रोफेसनलिसाइजेशन के युग में, प्रक्रिया के आधार पर संगठन न केवल कौशल का अद्यतन सुनिश्चित करता है, बल्कि तकनीकी कौशल के उपयोग को भी अधिकतम करता है। प्रक्रिया भी श्रम की बचत करने वाले उपकरणों के उपयोग को प्रोत्साहित करती है और उत्पादन में एक कमी के लिए योगदान देती है। एक एकल में प्रतिभा की एकाग्रता भी निरंतर तरीके से समस्याओं से निपटने का काम करती है। प्रक्रिया द्वारा संगठन,
कैरियर की योजना और विकास की सुविधा। लेकिन इस दृष्टिकोण से विशेषज्ञता पर जोर दिया जा सकता है ताकि आम जनता की जरूरतों और आवश्यकताओं को भूल सकें। यह भी संभव है कि किसी पेशे या कौशल के इर्द-गिर्द बने संगठन लोकतांत्रिक नियंत्रण को स्वीकार करने में आक्रोश दिखाते हैं। 3. व्यक्तियों द्वारा संगठन: लोक प्रशासन का प्रमुख लक्ष्य समुदाय की सेवा करना है। सेवा के लिए व्यक्तियों के आधार पर संगठन स्थापित किए जा सकते हैं। बाल और महिला कल्याण निदेशालय, अनुसूचित जाति और अनुसूचित जनजाति आयोग, आदिम जाति कल्याण निदेशालय इस सिद्धांत के कुछ उदाहरण हैं। परोसे जाने वाले व्यक्तियों के आधार पर विभागों का निर्माण ऐसे लोगों की स्थितियों के सुधार में बहुत योगदान देता है। आधार अनुसूचित जातियों, अनुसूचित जनजातियों और विकलांगों जैसे लक्षित समूहों की समस्याओं पर उचित प्रशंसा और पूर्णकालिक ध्यान सुनिश्चित करता है, जो अन्यथा मच की ओर ध्यान नहीं गया होता। लेकिन संगठन का यह आधार विशेषज्ञता को प्रोत्साहित नहीं करता है। दूसरे, इस एजेंसी में काफी मात्रा में दोहराव और संघर्ष हो सकता है। यह भी संभव है कि दबाव समूह सक्रिय हो जाएं और चाहने वालों के पक्ष में निर्णय निर्माताओं को प्रभावित करने की कोशिश कर सकते हैं। 4. संगठन द्वारा स्थान: अंत में, संगठनों को सेवा के लिए क्षेत्र के आधार पर भी स्थापित किया जा सकता है। क्षेत्रीय रेलवे, बाहरी मामलों के मंत्रालय के भीतर क्षेत्र विभाजन, दामोदर। घाटी प्राधिकरण आदि, कवर किए जाने वाले क्षेत्र के आधार पर स्थापित एजेंसियों के अच्छे उदाहरण हैं। क्षेत्र के आधार पर विभागों को व्यवस्थित करने की प्रमुख ताकत यह है कि किसी विशेष क्षेत्र की समस्याओं पर तत्काल ध्यान दिया जा सकता है। एरियाल दृष्टिकोण विकेंद्रीकरण और लचीलेपन को प्रोत्साहित करता है। दूसरी ओर, संगठन के इस विशेष मोड की कमजोरी यह है कि एकरूपता का त्याग करना पड़ सकता है और एकीकृत दृष्टिकोण को प्राप्त करना मुश्किल होगा।
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